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信息化助力事业单位内控建设
日期:2018.03.02 16:38:47         点击:

  目前,事业单位内部控制建设工作已全面展开。其中,信息与沟通作为一项重要内控因素,对事业单位内部控制体系的建设和完善有着不可或缺的作用。

  笔者结合事业单位当前信息化程度以及提高信息化水平对事业单位的意义,探讨如何在单位建立信息化体系,并利用信息化系统辅助内部控制体系不断完善。

事业单位信息化程度不高

  2012年,财政部发布《行政事业单位内部控制规范(试行)》(下称《规范》)。2015年,财政部再次发布《财政部关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》(下称《指导意见》),要求全面推进行政事业单位内部控制建设,并于2016年印发了《关于开展行政事业单位内部控制基础性评价工作的通知》,充分体现了我国对事业单位建立内部控制体系的重视。上述文件的密集发布,也意味着建立和完善内部控制、促进内部控制的有效实施,已成为事业单位的一项紧迫且重要的工作。

  根据《规范》要求,事业单位内部控制由内部控制环境、风险评估、内部控制活动、信息与沟通和内部控制监督等要素组成。为建立事业单位的内部控制,需要识别日常管理和业务活动中的风险点、实现流程优化再造,并将业务与财务管理有机结合,这些都需要信息系统的支持。

  然而,由于其形成方式等历史原因,目前事业单位在信息化的建设和实施上与国内大型企业集团和高新技术企业还存在明显的差距。除了财务工作的信息化程度较为成熟外,大量业务工作的信息化程度普遍偏低,部分业务虽已进行信息化尝试,但存在信息系统并不能充分发挥作用的情况。再加上各环节的信息系统存在无法有效共联共享的问题,不仅耗费了大量人力、物力,极大地降低了工作效率,还使得工作中出现错误的几率大大增加。

信息化将提高各环节合作效率

  利用信息系统厘清业务版块和流程,有助于事业单位的信息化建设,并可促进事业单位更好地形成内部控制环境,快速识别风险,高效开展控制活动,并实现有效的监督管理。

  具体来说,事业单位信息化建设将提高数据准确性及效率,提高风险识别效率和各环节合作效率。

  信息化实现了由计算机来完成数据的处理工作,降低了人为因素引发的内控风险,大大提高了数据准确性。此外,信息系统的使用还可以有效提高工作效率,并有效解决手工模式下查询效率和分析效率低的问题。

  同时,在传统的事业单位管理模式和监督模式下,识别风险主要依靠事后问题的分析和处理,决策过程中所能获取和依靠的信息有限。而信息化工作要求在系统设计环节预设可能存在的风险,并全盘考虑,分清权限,合理制定各项功能,确保数据的可靠性和准确性,将事后弥补变为事前预防,可在一定程度上有效防范舞弊和腐败。

  此外,为有效利用信息化手段,需对各业务流程进行充分了解,并梳理查找可用信息化手段规避的内控风险。此外,利用信息化手段,可将预算、收支、资产、合同、采购、建设等各业务模块有机串联,提高沟通效率和效果。

事业单位需制定信息化工作步骤

  对于事业单位信息化建设的进一步推进,笔者提出如下几点建议。

  一是增强内部控制意识和理念。全体员工特别是单位负责人,要从思想上重视内部控制,理解内部控制,并了解信息化对单位内控工作的意义和作用。通过在思想和行动上对内部控制信息化建设的支持,有效促进单位整体内部控制制度的顺利执行。

  二是制定信息化工作步骤。结合事业单位当前现状,在现有事业单位的内控基础较为薄弱、内控建设尚在起步阶段、人员的整体能力还有待提高的情况下,一次性完成整体信息化建设可能存在较大困难。如果仓促引入全套信息系统,可能会因缺乏环境支持和运作经验不足导致管理效率降低甚至经济损失,因此,要充分调研,提前计划,分阶段、有步骤地实施信息化工作。

  比如,可先选取已具备一定信息化基础或较为重要的部门和业务模块进行试点,通过实践探索最适宜本单位的信息管理模式,并通过信息系统加强信息的沟通和使用,避免由于上下游软件无法衔接而导致信息孤岛。

  三是重视人才培养和储备工作。提升单位的内部控制管理水平,内控人才是重要的基础;要提高单位的信息化水平,则需要内部控制人员不仅要有扎实的专业基础,还要掌握一定的计算机知识。为做好人才储备,事业单位要建立起针对内控人员乃至所有人员的继续教育长效机制,不断更新其知识体系,加强职业道德教育。

  四是加强监督和管理。在使用软件或其他信息手段来存储、处理和使用财务及业务信息时,在提高工作效率和管理效率的同时,也面临着数据的安全和保密风险。因此,事业单位需要针对信息系统的使用管理制定有针对性的内控制度,建立基于内部互联基础的信息系统,并做好与外部互联网的安全对接,在信息系统中做好人员授权和权限控制,加强系统维护,并加强信息化内控风险检查和监督管理。

  总之,事业单位内部控制的建设离不开信息化的支持,要从思想上正确认识信息化手段,重视信息化建设,并合理使用信息化,通过建立制度、梳理流程、识别风险等,结合信息化手段,最终目的是不断提高事业单位的管理水平,既实现财务和业务信息的安全、准确和完整,也有效防范舞弊和预防腐败,提高事业单位服务的效率和效果。

  作者:外交部机关及驻外机构服务局 安颖/文      来源:中国会计报20180302
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