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中国稀有稀土:费用共享中心提升财务信息化管理水平
日期:2018.03.30 12:37:40         点击:

  中国稀有稀土股份有限公司(下称中国稀有稀土)是中铝集团有限公司(下称中铝集团)三大业务板块之一,是中铝集团稀有稀土金属矿产资源开发、冶炼及深加工业务平台。2017年,为加强集团费用管控,中铝集团要求下属各板块全面上线费用共享中心。中国稀有稀土积极贯彻中铝集团的要求,在实施费用共享中心过程中产生了一些优秀做法,使得中国稀有稀土本部的费用管理得到明显提升,其做法对其他未上线费用共享中心的企业有一定的推广价值。

简化审批流程

  中国稀有稀土的管理层在接到中铝集团要求实施费用共享中心的通知后,快速调整实施费用共享中心的现有管理,以适应共享中心带来的变化。这其中,管理层高度重视,成立了由财务总监挂帅,财务部负责实施的领导小组。他们召集了各部门相关负责人开会,针对管理中存在的制度执行、内控管理、预算控制等问题集中进行了多次讨论,要求财务部尽快对费用报销制度进行修订。

  最终,中国稀有稀土明确了新的审核流程,按照新的报销审签流程调整了共享中心的系统设置,并明确了负责共享中心实施的团队,特别对费用预算的编制进行了安排,主要从制度修订、预算编制和上线前准备这3个方面来具体应用实施。

  在制度的修订上,中国稀有稀土根据中铝集团制定的费用报销制度,迅速制定了稀土板块的费用报销管理办法,对制度中的审批流程进行了明确,主要内容如下:一是简化审批流程,将日常费用按照业务归口管理,符合标准的差旅、业务招待费用、办公费用、市内交通费、资料费等日常部门费用由部门经理审批;超预算费用必须按规定走预算追加流程后再报销,否则系统不予通过。这其中,公共费用及培训费由综合部负责审核。二是加强“重点例外”管理,对超标准的差旅费履行例外审批程序,对会议费、宣传费、展览费、协会会费、中介费、物资及服务采购等费用实施重点管理,履行“一事一批”决策程序。三是统一流程,包括统一借款、外事费借款、差旅费报销、费用报销(含对公、对私)、合同付款、外事费报销、还(收)款及职工薪酬等重要流程。

  在预算的编制和控制上,中国稀有稀土高度重视预算编制,根据中铝集团的全面预算管理原则,以业务预算为基础,根据业务确定各类预算项目,使业务和财务的融合较为顺畅;将日常预算项目进行归口管理,明确了各个业务口的负责内容;对于专项费用按照“总量控制”“一事一报一批”“专款专用”的程序执行;借助共享中心的信息化系统,将确定的预算放入系统进行控制。

  同时,中国稀有稀土为配合费用共享中心的实施,迅速组织人力,提供用户信息、供应商和客户的基础数据,及时将上线的各种文档发送给每个员工,并在上线前做了集中统一的培训。此外,他们还要求员工检查系统的流程是否与公司修订的费用报销管理制度一致,以最大程度地保证实际业务与制度规定的统一性。

实施效果明显

  费用共享中心的建立使中国稀有稀土在提升财务管理方面得到了明显的成效。

  一是统一标准,强化预算管控。在中铝集团层面统一了费用开支的标准,在中国稀有稀土层面统一并优化了费用的审批流程,通过将制度化的费用报销标准及嵌入信息系统,有效地对费用进行了刚性控制,提升了预算管控力度。

  二是简化流程,提高运营效率。通过中铝集团统一的费用报销平台和优化后的内部审批流程,大大缩短了报销的时间。通过增加手机移动审批功能,方便了公司领导出差在外时进行审批,使得公司整体审批效率大幅提高。这其中,平均报销时间由原来的14个工作日,提高到4个工作日,大幅缩短了支付时间,使得运营效率大幅提升。

  三是规范单据,加强内部控制。通过对所有单据进行影像审核,减少了人为单据流转。通过费用的发生与预算的自动控制,实现了预算自动控制,加强了内控管理。比如,对于即将用完的预算给予警告,对于超预算的项目系统自动将超过预算总额,给审批人弹出提示,提示相关领导关注预算余额,单据退回或完成还款则自动释放预算额度。


  作者:施洋/文      来源:中国会计报20180330
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